Politique générale de protection des données

1 Préambule 

Le groupe FRAIKIN est particulièrement attaché au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

 La présente politique de protection des données personnelles (Ci-après la « Politique Générale de Protection des Données ») qui s’applique à toutes les entités juridiques du groupe FRAIKIN a pour objet de décrire la manière dont chaque entité FRAIKIN (Ci-après « FRAIKIN ») recueille et utilise, en qualité de responsable de traitement des données à caractère personnel pour les besoins de son activité.  

 

2 Champ d’application 

La présente Politique Générale de Protection des Données s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel, mis en œuvre par FRAIKIN, en tant que Responsable de traitement, au sein de l’Union européenne, et s’adresse à la fois : 

  • aux clients, aux fournisseurs et aux prestataires de FRAIKIN dans le cadre de l’exécution des contrats commerciaux.
  • aux candidats qui souhaiteraient rejoindre FRAIKIN
  • aux utilisateurs des sites internet et extranet (espace client) de FRAIKIN

 

3 Définitions 

Dans le cadre de la présente Politique Générale de Protection des Données, les définitions suivantes s’appliquent :

  • « Traitement de données à caractère personnel » est une opération ou un ensemble organisé d’opérations effectué sur des données à caractère personnel (collecte, structuration, conservation, modification, communication...).
  • « Donnée à caractère personnel » est une information qui permet d’identifier un être humain (personne physique), directement (par exemple son nom/prénom), ou indirectement (par exemple son numéro de téléphone, son numéro de contrat, son pseudo). 
  • « Personne concernée » est une personne qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel.
  • « Responsable de traitement » est une personne physique ou morale qui détermine les moyens et les finalités du traitement.
  • « Sous-traitant » est celui qui effectue des opérations sur les données pour le compte du responsable de traitement, il signe un contrat avec le responsable de traitement qui lui confie certaines tâches et qui s’assure qu’il dispose des garanties techniques et organisationnelles, lui permettant de traiter les données à caractère personnel qui lui sont confiées conformément à la règlementation.
  • « Destinataire » est la personne qui reçoit une communication autorisée des données à caractère personnel. 
  • « RGPD » est le règlement (UE) 2016/679 général sur la protection des données.

 

4 Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) 

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, le groupe FRAIKIN a désigné auprès des services de la CNIL un « Délégué à la Protection des Données » ou « Data Protection Officer » (ci-après « DPO »). Celui-ci exerce ses missions en toute indépendance et pour l’ensemble des entreprises françaises et européennes du groupe FRAIKIN. 

L’entreprise principale du groupe FRAIKIN se trouvant sur le territoire français, l’autorité française est naturellement désignée « guichet unique » en cas de sollicitation de plusieurs autorités locales sur les territoires européens d’exercice du groupe FRAIKIN. 

Le DPO du groupe Fraikin a désigné dans chaque entité du groupe un correspondant RGPD, relai de proximité, qui facilite les échanges avec le DPO. 

Le DPO groupe est joignable aux coordonnées mentionnées à la fin de l’article 12 de la présente Politique (Droit des Personnes Concernées).

 

5 Engagements de FRAIKIN en tant que responsable de traitement 

FRAIKIN  est responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre de son activité et, en cette qualité, prend les engagements suivants :

  • Les données à caractère personnel sont utilisées uniquement pour des finalités (objectifs) explicites, légitimes et déterminées en lien avec ses différents métiers telles qu’elles sont à chaque fois mentionnées lors de la collecte desdites données et ce, conformément à l’article 5-b) du RGPD. 
  • En application du principe de minimisation, seules les données à caractère personnel qui sont strictement utiles sont collectées et traitées.
  • Les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées et ce, en tenant compte de la nature des opérations et des exigences légales, contractuelles ou autres.
  • FRAIKIN ne communique pas, ni ne cède les données à caractère personnel à des tiers non autorisés.
  • Lorsqu’un traitement doit être effectué pour le compte de FRAIKIN par un sous-traitant, FRAKIN s’assure que celui-ci présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD.  
  • FRAIKIN  prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.   

 

Au sein de FRAIKIN, tous les salariés sont sensibilisés aux principes de protection des données. Ils ont accès uniquement aux informations nécessaires à leur activité.  

 

6 Modalités de collectes des données

Les cas de collecte directe :

  •  Collecte des données en cas de prise de contact (mail, téléphone, formulaires de contact, remise de carte de visite) ;
  •  Collecte des données en cas de location de véhicule (par la conclusion du contrat, par le boitier de télématique, lors d’un sinistre ou dommage) ;
  • Collecte des données en cas de conclusion d’un contrat avec un prestataire ou fournisseur ;
  • Collecte des données en cas de navigation sur les sites internet de Fraikin ;
  •  Collecte des données en cas de souscription à l’espace client et à ses services ;
  • Collecte en cas d’envoi de candidature (mail, courrier, formulaire de contact) pour un emploi ou un stage.

Les cas de collecte indirecte :

  •  Collecte des données en cas de parrainage ou en cas d’apports d’affaires.

 

7 Données collectées 

FRAIKIN veille à ne collecter et à traiter que des données à caractère personnel pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires et prend toutes les dispositions utiles pour que vos données soient exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour. 

FRAIKIN peut être amenée à collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes : 

Données personnelles relatives aux clients et prospects :

  • Données d’identification et de contact : prénom, nom, fonction, adresse postale, email, numéro de téléphone de nos interlocuteurs au sein de l’entreprise cliente ;
  • Données d’identification et d’authentification notamment lors de l’utilisation de l’espace client ;
  • Données concernant la location de véhicule : n° de permis de conduire, n° de carte d’identité (la copie de la carte d’identité ou du permis de conduire ne sera pas effectuée ou conservée par FRAIKIN), date et lieu de naissance, données relatives aux sinistres et aux dommages, données relatives aux infractions, données relatives à l’utilisation des chronotachygraphes et à la télématique (géolocalisation, distances parcourues, données de conduite) ;
  • Données relatives à la facturation et aux moyens de paiement (RIB, numéro CB, adresse de facturation, numéro de facture, email des destinataires de factures dématérialisées etc.).

Données personnelles relatives aux fournisseurs et prestataire de services

  • Données d’identification et de contact : prénom, nom, fonction, adresse postale, email, numéro de téléphone au sein de l’entreprise fournisseur ou prestataire ;

Données relatives aux candidats souhaitant rejoindre FRAIKIN

  • Données d’informations de candidature : prénom, nom, adresse e-mail (formulaire) et le cas échéant via le CV photo, date et lieu de naissance, sexe, nationalité, numéro de téléphone
  • Données relatives aux diplômes, parcours professionnels, motivations

Données relatives aux utilisateurs des sites internet et extranet (espace client)

  • Adresse IP ;
  • Dates, heures et lieux de connexions aux sites internet FRAIKIN ;
  • Cookies ;

Toute autre information personnelle que vous fournissez à FRAIKIN directement et volontairement dans le cadre de l’utilisation des sites, services et des contrats que FRAIKIN est susceptible d’avoir conclus avec vous. 

 

Le caractère obligatoire des informations que vous devez renseigner est généralement signalé au moment de la collecte des données sur les formulaires correspondants par un astérisque. Tout défaut de réponse ou toute réponse jugée anormale par FRAIKIN est susceptible d'entrainer le refus de Fraikin de prendre en compte votre demande. 

 

Vous vous engagez à ce que les données à caractère personnel vous concernant que vous communiquez à FRAIKIN soient à jour, exactes, complètes et non équivoques. 

 

8 Finalités de la collecte et bases légales 

FRAIKIN s’engage à collecter et traiter vos données à caractère personnel de façon loyale et licite. 

Les traitements mis en œuvre par FRAIKIN répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées. 

 

Vos données peuvent notamment être traitées pour les finalités suivantes : 

 

  • Pour gérer la relation commerciale entre FRAIKIN et ses clients 

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre FRAIKIN et ses clients ;

  • Pour optimiser la gestion de sa flotte et anticiper la maintenance des véhicules

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de FRAIKIN à proposer un suivi du véhicule ;

 

  • Pour gérer la relation commerciale entre FRAIKIN et ses prestataires, fournisseurs et partenaires

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre FRAIKIN et ses prestataires, fournisseurs et partenaires ;

  • Pour vous envoyer des informations commerciales concernant FRAIKIN  

Dans ce cadre, les traitements sont basés sur l’intérêt légitime de FRAIKIN, plus spécifiquement son intérêt économique à vous communiquer des offres et à vous proposer des services adaptés ;

  • Pour analyser votre navigation sur les sites internet et améliorer leur utilisation  

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de FRAIKIN, plus spécifiquement son intérêt économique à améliorer en permanence ses sites et ses services et à comprendre vos besoins pour répondre à vos attentes ; et personnaliser l’expérience client

  • Pour répondre à vos questions et réclamations

Dans ce cadre, la base légale des traitements est soit l’exécution du contrat si la demande est liée à la relation contractuelle entre FRAIKIN et vous, soit l’intérêt légitime de FRAIKIN, plus spécifiquement son intérêt économique à communiquer clairement avec vous et à comprendre vos besoins et à vos attentes ; 

  • Pour suivre votre dossier de candidature  

Dans ce cadre, la base légale est l’obligation issue du Code du travail Article L1221-6 et nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre FRAIKIN et les candidats à un emploi ou à un stage.

 

9 Destinataires des données collectées 

FRAIKIN ne communique vos données à caractère personnel qu’à des destinataires habilités et déterminés, conformément aux dispositions de la règlementation applicable. 

 

FRAIKIN peut notamment donner accès à vos données à caractère personnel aux sociétés de son groupe ainsi qu’à ses éventuels prestataires de services tiers, agissant en tant que sous-traitants, pour exécuter des prestations relatives aux services et aux applications informatiques de FRAIKIN (notamment des services d’hébergement, de stockage, d’analyses, de traitement de données, de gestion de bases de données ou encore de maintenance informatique). Ces prestataires tiers, qui n’agissent que sur instruction de FRAIKIN, n’auront accès à vos données à caractère personnel que pour exécuter les finalités poursuivies au moment de la collecte desdites données et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que FRAIKIN. 

 

 Par ailleurs, vos données à caractère personnel peuvent être partagées pour les motifs suivants : 

  • Dans le cadre d’une fusion ou acquisition de tout ou partie de FRAIKIN par un tiers, ce que vous acceptez ;
  • En réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes ;
  • Pour se conformer à des obligations légales, pour protéger les droits et/ou la sûreté d'un individu, pour protéger les droits et la propriété de FRAIKIN, y compris la nécessité de voir la présente Politique de Protection des Données respectée et d'empêcher les problèmes de fraude, de sécurité ou techniques ;
  • Pour répondre à des obligations légales de transmission à des administrations. 

 

FRAIKIN peut également partager vos informations avec des tiers autorisés agissant en tant que responsables de leurs propres traitements tels les avocats, les commissaires aux comptes, les auditeurs externes… 

10 Conservation des données 

FRAIKIN conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. FRAIKIN peut cependant conserver vos données à caractère personnel pour une durée plus longue pour se conformer aux obligations légales et notamment aux délais de prescription applicables. 

 

Afin de définir une durée de conservation des données adéquates, FRAIKIN utilise en particulier les critères suivants :

 

  • Les données relatives à la gestion de la relation commerciale avec les clients et avec les fournisseurs et prestataires FRAIKIN sont conservées pour toute la durée de la relation contractuelle puis archivées sur une durée en conformité avec les délais de prescription applicables ;
  • Lorsque vous avez consenti à recevoir de la prospection commerciale, FRAIKIN conserve vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous exprimiez votre souhait de ne plus recevoir de communications ou 3 ans à compter du dernier contact avec vous ;
  • Les dossiers de candidats peuvent être conservés jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec lesdits candidats, sauf consentement de ces derniers pour une durée de conservation plus longue ; dans ce cas, les données sont archivées en conformité avec les délais de prescription applicables.

 

11 Sécurité 

La sécurité des données porte sur les mesures prises afin de protéger les données des faits suivants : 

  • La destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées, l'accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite ; 

 

Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, FRAIKIN et ses sous-traitants mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées compte tenu de l'état des connaissances, des coûts, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.

 

  En particulier et chaque fois que nécessaire, les mesures suivantes ont été prises :  

  • Le déploiement de moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des traitements ; 
  • Le déploiement de moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ; 
  • La mise en œuvre d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des traitements ;
  • La mise en place de mesures pour la sécurisation des flux et stockage : FRAIKIN exige de l’ensemble de ses sous-traitants l’usage de protocoles réseaux sécurisés lors des échanges d’informations sur les réseaux publics. En particulier, tous les échanges d’information sur le réseau FRAIKIN et avec ses sous-traitants s’appuient sur des méthodes d’authentification basées sur l’usage de certificats. En vue de protéger l’information, et en fonction de la sensibilité, des mesures cryptographiques sur les espaces de stockage peuvent être mises en œuvre. L’accès aux espaces de stockage est restreint conformément à la politique de contrôle d’accès et est contrôlé par une procédure de connexion sécurisée. De plus, des copies de sauvegarde sont réalisés et testés régulièrement conformément à une politique de sauvegarde convenue entre FRAIKIN et ses sous-traitants. 

 

Ainsi, FRAIKIN et ses sous-traitants se sont dotés de dispositifs adaptés et conformes aux règles de l’art et aux normes imposées, pour garantir la protection de vos données à caractère personnel. 

 Les sites internet et extranet et toutes applications mobiles proposés par FRAIKIN sont sécurisés, en particulier pour les sites web par un « protocole de transfert hypertexte sécurisé » chaque fois que cela est nécessaire. 

Les pages où sont collectées vos données personnelles font l’objet d’un dispositif supplémentaire de sécurité renforcée. 

 

12 Droits des personnes concernées 

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir : 

  • Le droit d’être informé : vous avez le droit d’être informé d'une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées. 
  • Le droit d’accès : vous avez le droit d'obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d’obtenir (ii) l'accès auxdites données et une copie de ces dernières. 
  • Le droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous avez également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. 
  • Le droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et FRAIKIN peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données. 
  • Le droit à la limitation du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. 
  • Le droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à FRAIKIN, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans que FRAIKIN y fasse obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés. 
  • Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant lorsque ledit traitement est basé sur l’intérêt légitime de FRAIKIN. FRAIKIN peut cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du traitement. Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de ces données. Vous pouvez notamment bénéficier de ce droit en cliquant sur le lien « se désinscrire » disponible en bas des messages reçus. 
  • Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter une autorité de contrôle (telle que la CNIL en France) afin d’introduire une réclamation concernant les pratiques relatives à la protection des données à caractère personnel de FRAIKIN. 
  • Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des données après le décès (ce droit est applicable en France) : vous avez le droit de donner à FRAIKIN des directives concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès. 

La personne concernée peut également s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données la concernant soient traitées, diffusées, transmises, conservées ou hébergées. 

Pour plus d’informations sur la signification des droits ; la CNIL a créé une rubrique dédiée à la compréhension des droits : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits. 

Pour exercer les droits, la personne concernée peut contacter le délégué à la protection des données de FRAIKIN (DPO).  

Le DPO est joignable aux coordonnées suivantes : 

  • Par email : dpo@fraikin.com 
  • Par courrier :  

    Protection des Données à Caractère Personnel 

    FRAIKIN 

    9 Rue du Débarcadère  

    CS 80037 

    92707 COLOMBES Cedex 

Pour faciliter les démarches et notamment en accélérer le délai de traitement, FRAIKIN invite chaque personne concernée, lors de l’envoi d’une demande d’exercice des droits, à : 

  • Indiquer quel(s) droit(s) elle souhaite exercer,
  • Mentionner clairement ses noms / prénoms / coordonnées auxquels elle souhaite recevoir les réponses, 

En cas de doute sur votre identité, le DPO FRAIKIN pourra vous demander une copie d’une pièce d’identité.  Cette copie sera conservée pendant la durée utile à la vérification de votre identité, cette durée ne pourra excéder 30 jours.  

 

FRAIKIN s’engage à vous répondre dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande d’exercice de vos droits ou de trois (3) mois dans l’hypothèse d’une demande complexe.

 

Si vous ne recevez pas de réponse dans le délai imparti ou si la réponse qui vous est donnée, ne vous satisfait pas, vous avez le droit d’adresser votre plainte ou réclamation à l’autorité de protection des données, à savoir la CNIL via le lien : https://cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier à l’adresse : 2 Place de Fontenoy 75007 Paris. 

 

13 Transfert des données 

Dans la mesure du possible, FRAIKIN n’effectue pas de transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne. 

Lorsque des transferts de données à caractère personnel hors de l’Union européenne s’avèrent indispensables pour la réalisation des prestations de services proposées par  FRAIKIN, ce dernier s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos données personnelles sur la base de garanties appropriées (notamment des clauses contractuelles types).

 

14 Cookies 

Vous êtes informé(e) que lors de vos visites sur les sites internet et extranet (espace client) de FRAIKIN  des données peuvent être stockées dans votre navigateur ou récupérées à partir de celui-ci, sous la forme de cookies. Ces informations peuvent porter sur vous, sur vos préférences ou sur votre appareil et sont principalement utilisées pour s'assurer que les sites internet et l’espace client FRAIKIN fonctionnent correctement.

 Les informations ne permettent généralement pas de vous identifier directement, mais peuvent vous permettre de bénéficier d’une expérience web personnalisée.

Afin de respecter votre droit à la vie privée, vous avez la possibilité de ne pas autoriser certains types de cookies. Lors de votre première navigation sur les sites internet FRAIKIN ainsi que sur l’espace client, une bannière explicative sur l’utilisation des cookies apparaîtra afin de vous inviter à prendre connaissance des cookies utilisés dans le cadre des sites internet et de l’espace client, les accepter ou refuser, ou modifier les paramètres par défaut. Toutefois, si vous bloquez certains types de cookies, votre expérience de navigation et les services que FRAIKIN est en mesure de vous offrir peuvent être impactés.

Il existe différents types de cookies dont les caractéristiques sont les suivantes :

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Nous vous précisons que FRAIKIN a fait le choix d’utiliser la solution Google Analytics uniquement sur ses sites internet (à l’exclusion de l’espace client) et que conformément aux recommandations de la CNIL, FRAIKIN a interfacé la collecte de vos données d’un filtre d’anonymisation pour faire en sorte que vos données personnelles ne sortent pas de l’Union européenne dans un format exploitable voire simplement lisible par un  système d’information. Cette technique est dite de « proxyfication ». Ne concerne que les sites web pas l’espace client.

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La durée des cookies que nous utilisons n’excèdera pas 13 mois.

 

15 Suivi de la Politique Générale de Protection des Données 

Cette politique, accessible à tous sur les sites internet des entreprises du Groupe FRAIKIN, est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation du Groupe FRAIKIN ou dans les offres, produits et services proposés. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

 

Politique Générale de Protection des Données Personnelles mise à jour le 25 avril 2023.