Restitution de votre véhicule utilitaire : tout ce que vous devez savoir

La restitution d’un véhicule loué génère souvent du stress dans les entreprises, cette étape pouvant entraîner un dérapage des coûts si le véhicule a été mal entretenu, voire endommagé. Or, pour les PME-TPE qui exploitent une flotte de véhicules, celle-ci figure le plus souvent dans le top 3 des postes budgétaires les plus importants. La vigilance est donc de mise. Lors de la restitution d’un véhicule à l’issue d’une LLD (location de longue durée, le plus souvent entre 24 et 60 mois), le coût moyen des frais de remise en état (FRE parfois appelés frais de dépréciation) est estimé aux alentours de 800 euros, pouvant bien sûr évoluer d’un pays à l’autre. On parle bien du périmètre de la LLD, ou de la LOA (location avec option d’achat) si l’option d’achat n’est pas retenue. Pour les contrats de LMD (location de moyenne durée), ce montant moyen est logiquement moindre, dans la mesure où la durée de détention est de 1 à 12 mois.

Cependant, la restitution ne devrait pas devenir un motif d’inquiétude. En effet, il faut bien garder à l’esprit qu’elle s’inscrit dans un cadre contractuel entre les deux parties. En France, la grille de restitution, aussi appelée « clauses de restitution », est gage de transparence puisque connue à la signature du contrat et c’est elle qui régit l’état des lieux contradictoire lors de la restitution. Si vous avez respecté quelques règles d’or, vous pouvez aborder le jour de la restitution dans un climat de confiance avec votre loueur.

Restitution : mieux vaut prévenir que guérir

Tout d’abord, une restitution, ça se prépare ! Ainsi, dès la livraison, il convient de sensibiliser le conducteur ou le chauffeur à l’importance de prendre soin du véhicule et de signaler tout dysfonctionnement (voyants d’alerte sur le tableau de bord, par exemple) et surtout tout sinistre. Un sinistre non déclaré, même bénin en apparence, engendrera systématiquement des charges imprévues. 

Par ailleurs, un contrat de location quelque soit son type (LLD, LOA, LMD) porte sur une durée, mais aussi sur un nombre de kilomètres à parcourir. Le dépassement du seuil de km doit être signalé avant la restitution et renégocié avec le loueur, afin d’éviter des pénalités. Bien entendu, il faut aussi respecter scrupuleusement les rendez-vous d’entretien et de maintenance qui garantissent le bon état mécanique du véhicule.

Avant l’examen  : réaliser une inspection des points clés

A l’approche de la date de restitution, il est indispensable de faire un examen approfondi du véhicule. A ce stade, grille de restitution en main, vous pouvez ainsi constater par vous-même que le véhicule est bien dans un état standard correspondant à son âge et son kilométrage. Les premières vérifications se concentrent sur l’extérieur du véhicule :

Les points à vérifier sur l’extérieur du véhicule

Carrosserie (bosses, rayures, état des pare-chocs et des éventuels éléments de protection…)

• Un exemple d’usure communément acceptée : petite rayure sans rouille pouvant être éliminées par polissage. 
• Un exemple de dommage facturable : hayon, portière abîmés.

Pneumatiques (y compris les enjoliveurs, les jantes et les roues)

• Un exemple d’usure communément acceptée : pneus dont la structure est > 4 mm (usure < 50 %).
• Un exemple de dommage facturable : entaille, déchirure ou corps étranger sur le flanc des pneus.

Pare-brise et les blocs optiques

• Un exemple d’usure communément acceptée : petits éclats sur le verre, rayures légères ne nuisant pas à la visibilité (sécurité).
• Un exemple de dommage facturable :  éclat situé dans la zone de visibilité du conducteur. 

Ne pas négliger l’intérieur du véhicule

Le second volet des vérifications concerne bien entendu l’habitacle :

Sellerie (tâches, brûlures, déchirures…)

• Un exemple d’usure communément acceptée : tâches sur les revêtements intérieurs qui peuvent être enlevées lors d’un nettoyage général standard.
• Un exemple de dommage facturable : déchirures ou trous sur les sièges.

Garnitures intérieures (état des revêtements, des garnissages de portes…)

• Un exemple d’usure communément acceptée : légères traces de frottement (sans perforation).
• Un exemple de dommage facturable : trous sur garnissages de porte ou planche de bord.

Éventuels équipements et accessoires du véhicule

• Un exemple d’usure communément acceptée : traces légères d’équipements téléphoniques ou GPS.
• Un exemple de dommage facturable : équipements électroniques / radio abîmés ou en panne.  

Il faudra en outre bien prendre en compte la notion d’état standard. Différentes d’un véhicule à l’autre selon leurs spécifités, elles évoluent également en fonction du pays de référence dans lequel aura lieu la restitution. Si les éléments au-dessus sont incontournables et communs à de nombreux pays européens, d’autres points seront à prendre en compte selon son cas propre. Pour certains VUL, la zone de chargement, les bennes, les plateaux ridelles, etc. sont inspectés. Cette notion d’état standard dépendra également de chaque contrat et n’a donc rien de subjectif. En outre, elle correspond à des préconisations mise en avant par différents organismes européens édictant les règles à suivre pour leur pays (Sesamlld pour la France, association PVRLA pour la Pologne, association AIAGA pour l’Italie, association AEGFA pour l’Espagne, etc)

Cette anticipation vous permet de faire, si besoin, quelques réparations avant la restitution et vous maîtrisez donc d’éventuels frais de remise en état déjà évoqués. Si vous êtes pris par le temps, vous pouvez faire réaliser un pré-diagnostic par un acteur tiers ou par votre loueur. Ne perdez pas de vue que votre loueur propose souvent des services de conseil et que son intérêt est de vous fidéliser.

Pour rappel, 1 dommage non acceptable est retenu en moyenne par véhicule en France, selon le Sesamlld.

Bien réunir tous les documents administratifs du véhicule avant la restitution

Enfin, élément trop souvent négligé, il est naturellement indispensable de penser à rassembler tous les documents administratifs du véhicule (contrat, carte grise, attestation de contrôle technique, etc.) et les éléments annexes (double des clés, carnet d’entretien, notices constructeur, dispositif de l’alarme…). En respectant cette approche méthodique de la restitution, le jour venu, il ne reste qu’à nettoyer le véhicule et aucune mauvaise surprise n’est plus à craindre. Et une fois le procès-verbal de restitution signé, le contrat de location prend fin.